При выборе офиса есть две принципиально разные ситуации: бизнес уже налажен и бизнес начинается с чистого листа.
Новый офис для сложившегося бизнеса
Надо учитывать, как смена локации повлияет на сотрудников. Простой пример: фирма в центре, кафе и магазины рядом. Бизнес процветает, штат растёт. Собственник решает, что дешевле перенести часть подразделений в промзону, чтоб меньше платить за аренду. Сотрудники рады просторным комнатам, но вскоре начинают увольняться. Ведь многие ценили обеды в уютных кафе и прогулки по магазинам.
Вывод: надо учитывать мотивацию коллектива при переезде. Есть плюсы: непростой поиск офиса можно поручить сотруднику компании. Это обойдётся владельцу фирмы дешевле, чем услуги агентства и других посредников. Чтобы найти помещение с максимальной выгодой, лучше искать офис в аренду в проверенной базе объявлений на сайте megapolis-real.by.
Поиск офиса для нового бизнеса
Начинать дело экономически целесообразно начинать на арендованной площади. Бизнес как бы примеряет разные помещения и приспосабливается к рынку. В случае срочного переезда расторгнуть договор аренды проще, чем продать купленную в кредит недвижимость.
Поиск первых клиентов можно начинать на нескольких метрах, взятых в субаренду у знакомых. Важно убедиться, что договор арендатора субаренду не запрещает. Очень повезёт, если пересекаются клиентские потоки арендатора и субарендатора. В углу салона красоты может пристроиться маленькое турагентство, но не поставщик сварочного оборудования.
Этапы поиска нового офиса в аренду:
- список пожеланий сотрудников;
- список технических требований;
- поиск информации в открытом доступе и из неявных источников;
- расчет себестоимости аренды;
- юридическая проверка документов;
- запросы сотрудников.
Разумные требования надо учитывать, потому что нервные менеджеры — плохие работники. Квадратные метры могут стоить копейки, но к ним не добраться без специального транспорта. Или нет парковки для велосипедов.
Список технических требований к помещению
Имея такой список, а еще лучше — план оптимального офиса, легче осмотреться на месте. Обязательно нужно включить пункт о качестве мобильной связи, доступе в интернет и сведения о соседях. Их способы ведения бизнеса могут распугать ваших клиентов.
Поиск информации следует производить в открытом доступе и из неявных источников. Большинство объявлений о продаже или аренде недвижимости размещают агенты. Но им интереснее работать с большими и дорогими помещениями. Небольшой офис проще найти самостоятельно, спрашивая знакомых, объезжая или обходя подходящие здания.
Расчет себестоимости аренды
В стоимость аренды входит не только цена квадратного метра, но и коммунальные услуги, уборка, охрана, интернет и телефония, дополнительная плата за общие для всех арендаторов помещения, т.н. «коридорный сбор». Все надо выяснить и обговорить при осмотре помещений. До 10% удаётся сэкономить, если проверить обоснованность стоимости этих услуг.
Отдельно можно поинтересоваться у других арендаторов, какие возникают проблемы с помещением и арендодателем. Как любая сделка, заключение договора требует внимания к деталям.
Юридическая проверка договора
Юрист должен просмотреть договор намётанным взглядом. Могут быть замаскированные пункты, которые ущемляют права арендатора. Юрист расскажет и о других неприятных моментах, которые иногда возникают в отношениях арендатора и арендодателя. Если помещение требует косметического ремонта, это должно быть отражено в договоре.
Но вот ощупаны стены, проверены розетки, договор подписан. Можно въезжать, работать и не отвлекаться на проблемы с офисом!